임명서, 임명장 공증 및 아포스티유 인증 절차 정리, 외국 취업 파견 근무를 위해

임명서, 임명장 공증 및 아포스티유 인증 절차 정리, 외국 취업 파견 근무를 위해

 

안녕하세요 동양여행사입니다.

 

글로벌 비즈니스의 확장으로 인해 한국 본사에서 해외 지사로 인력을 파견하거나

현지 법인의 대표 및 책임자를 임명하는 사례가 급증하고 있습니다. 

 

해외에서 근무를 시작하거나 해외 법인, 지사, 현지 사무소에서 공식적인 직책을 수행해야 하는 경우

가장 기본적이면서도 중요한 서류가 바로 임명서 또는 임명장입니다.

 

주재원 파견, 해외 법인 대표 선임, 현지 책임자 지정, 해외 프로젝트 관리자 임명 등

다양한 상황에서 본사 또는 국내 회사가 발급한 임명 관련 문서는

해외 기관에 근무자의 소속·직위·권한을 공식적으로 증명하는 핵심 자료로 활용됩니다.

 

하지만 국내 기업 내부에서 사용하던 임명장을

그대로 외국 기관에 제출한다고 해서 그 효력이 인정되지는 않습니다. 

 

해당 문서가 한국의 적법한 기업에서 발행되었고

그 내용이 진실함을 국제적으로 증명하는 공증과 아포스티유(Apostille) 절차가 수반되어야 하기 때문입니다. 

 

이번 글에서는 해외 제출용 임명서·임명장 공증 및 아포스티유 절차를

처음 준비하시는 분들도 이해할 수 있도록 단계별로 자세히 설명드리겠습니다.

 

 

 

 

임명서(임명장, Appointment Letter, Certificate of Appointment)는 기업이나 기관이 특정 개인에게

특정 직위나 직책을 부여했음을 공식적으로 선언하는 문서입니다. 

해외 현지에서는 이 문서를 통해 파견 직원의 법적 지위와 권한의 범위를 확인합니다.

 

보통 다음과 같은 상황에서 임명서 제출을 요구받습니다.

 

해외 지사 및 법인의 대표자(Representative) 선임 시

해외 법인 설립 후 대표자·책임자 등록

주재원 비자(정식 취업 비자 등) 신청 시

현지 노동부로부터 노동 허가(워크퍼밋, Work Permit)를 받을 때

현지 은행에서 법인 계좌 개설, 급융업무 서명권자(Signatory)를 등록할 때

해외 기관에 해당 직원의 직책과 권한, 근무자 등록을 해야 할 때

 

 

 

임명서 공증 및 아포스티유 진행 절차

 

 

1. 임명장 작성 및 서류 준비

 

정해진 통일 양식은 없지만 해외 제출을 고려하여 작성됩니다.

내용은 다르겠지만 보통 다음과 같은 내용이 들어갈수 있습니다.

 

임명되는 사람의 성명 및 생년월일, 여권번호 등 인적사항, 임명 직위 또는 직책, 근무 국가 또는 근무지, 임명 일자 및 유효 기간

임명하는 회사의 정보인 회사명, 대표자이름, 사업자번호 등 인적사항 내용 기재

대표자 서명 또는 법인 직인 날인, 발급일자

임명 직책과 권한이 구체적으로 명시

 

임명서 외에도 다음과 같은 추가 서류를 요구받는 경우가 많습니다.

 

사업자등록증, 법인등기부등본

임명자의 여권 사본

재직증명서 또는 경력증명서

법정대표자 확인 서류

 

국가 및 기관마다 요구 서류가 다르므로 사전에 정확히 확인하는 것이 중요합니다.

 

 

2. 공증 받기

 

임명서 공증은 일반적으로 서명공증 형식으로 진행이 됩니다.

 

보통 영문 또는 외국어로 작성이 되고

대표자 서명을 확인하는 공증 방식으로 진행합니다.

 

국문으로 작성된 임명서의 경우

서명공증 형식으로 처리하기도 하고

외국어로 번역을 하여 번역공증 방법으로 진행하기도 합니다.

 

 

3. 아포스티유 또는 대사관 인증

 

공증이 완료된 문서에 제출 국가에 따라 다음 절차를 진행합니다.

 

헤이그협약 가입국에서 사용하는 것이라면 아포스티유 인증을 받아줍니다.

헤이그 비가입국에서 사용하는 것이면 외교부 영사확인 후 해당국가의 대사관 인증을 받아주어야 합니다.

 

 

 

 

해외 제출용 임명서 공증 및 아포스티유는

단순해 보이지만 실제로는

국가별 요구 조건, 공증 방식, 서류 구성까지

신경 써야 할 부분이 매우 많습니다.

 

동양여행사(02-318-0126)는

임명서, 재직증명서, 위임장 등

해외 제출용 인사·법인 서류에 대한

공증 및 아포스티유 업무를 전문적으로 대행하고 있습니다.

 

복잡하고 까다로운 임명서 인증 절차

이제 전문가에게 맡기고 여러분은 해외에서의 새로운 도전에만 집중하십시오.

 

 

 

법인 직인이 없어도 공증이 가능한가요?

 

대표자 서명이 명확하다면 공증은 가능하지만

일부 국가는 법인 직인을 요구하는 경우도 있으므로 사전에 확인이 필요합니다.

 

 

재직증명서는 무엇이 다른가요?

 

임명서는 직책 부여를 증명하는 문서이고,

재직증명서는 근무 사실 자체를 증명하는 문서입니다.

해외에서는 두 서류를 함께 요구하는 경우가 많습니다.

 

 

처리 기간은 보통 얼마나 소요되나요? 

 

서류가 준비된 상태에서 의뢰하시면

번역 및 공증, 아포스티유 발급까지 영업일 기준 약 3~4일 정도 소요됩니다. 

비협국은 대사관 공증 진행이 추가되므로 나라마다 소요시간이 다릅니다.

긴급한 출국 일정이 있다면 급행 서비스를 통해 기간을 단축할 수 있습니다.

 

 

 

 

해외에서의 직책과 권한은 단순한 내부 문서가 아니라

법적으로 증명되는 공식 서류로 관리되어야 합니다.

 

임명서 공증 및 아포스티유를 정확히 준비하여

여러분의 해외 근무와 국제 업무가

차질 없이 진행되기를 진심으로 바랍니다.